Iktatás, elektronikus iratkezelésNem ismerjük a lehetetlent!

Az Iktatás, elektronikus iratkezelés modul bemutatása

Sok aktát kell tologatnia, nehezen találja meg iratait? Az iktató rendszer ebben segít Önnek, hogy rend és fegyelem legyen az adminisztrációban. Érthető módon a rend és a fegyelem munkát is követel, ezért nem mindenki szereti, de cégvezetők számára hasznos funkció.

A rendszeren belül keletkező, illetve kívülről a rendszerbe kerülő dokumentumoknak, iratoknak, szállítóleveleknek az archiválására beláthatóan nagy szükség van. A rendszer beépített elektronikus dokumentum kezelő modulja képes a szkennelt dokumentumok tárolására, azok változásainak visszakövetésére, és igény szerint iktatási számmal történő ellátására is. Az eleve elektronikusan keletkező dokumentumok is kezelhetőek a modul segítségével. Használatával lehetőség nyílik a papíralapú dokumentumok távoli kezelése és kereshető tárolása azáltal, hogy az eredetileg nem elektronikus módon kezelt dokumentumok képe digitalizálásra kerül. Ezáltal rengeteg igen értékes munkaidőt tudunk megspórolni. Hiszen például egy 2 évvel korábbi szállítólevél néhány kattintással „előhozható”, míg ezt rengeteg ideig tartana a hagyományos módon megkeresni az irattárban, majd lefaxolni például a központba.

A back office alkalmazás dokumentumkezelő modulja az alábbi módon képes a scannelt dokumentumok strukturált tárolására, és kezelésére:

- a dokumentumokhoz kiegészítő információk csatolása,
- mappák kezelése a dokumentum modulon belül,
- keresés a teljes dokumentum törzsben,
- strukturált adattárolás (az állományok szétdarabolhatók),
- verzió követés: a dokumentumok változásai visszatölthetők, és követhetők,
- dokumentumok megnyitása közvetlenül az alkalmazás felületéről.